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Rechtliche Hinweise zur GoBD & Verfahrens-dokumentation

Uns ist es ein persönliches Anliegen, komplexe steuerliche Zusammenhänge in einfachen Worten zu erklären. Wer dennoch ein Blick hinter die Kulissen werfen möchte, findet hier einen Überblick über die wichtigsten rechtlichen Grundlagen zu den Grundsätzen der ordentlichen Buchführung und der Verfahrensdokumentation.

 

Die GoBD konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen. Sie sind von allen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen zu beachten und ersetzen ab dem Zeitpunkt ihrer Gültigkeit (01.01.2015) die bisher geltenden Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Die Regelungen gelten sowohl für die doppelte Buchführung als auch explizit für sonstige Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten (insbesondere somit auch für Einnahmenüberschussrechner). Sie umfassen auch die Vor- und Nebensysteme der Buchführung bzw. Aufzeichnungen (z. B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung).

Für die Einhaltung der GoBD ist der Steuerpflichtige verantwortlich.

Hinweishttps://www.datev.de/dnlexom/client/app/index.html#/document/7012017
 
Neufassung der GoBD vom 28.11.2019

Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat die seit 2014 geltenden GoBD aktualisiert. Die neuen Regelungen gelten ab dem 01.01.2020 und können freiwillig auch früher angewendet werden.

Ausführliche Informationen dazu lesen Sie hier:

https://www.datev.de/web/de/top-themen/steuerberater/weitere-themen/gesetzesaenderungen/gobd/neufassung-der-gobd-zum-28-11-2019/

 

Der Begriff revisionssichere Archivierung ist elektronischen Archivsystemen zugeordnet, die den Anforderungen der GoBs (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) genügen, ordnungsgemäß betrieben werden und Dokumente unveränderbar und verfälschungssicher archivieren.

Hier die wesentlichen Merkmale der Revsionssicherheit:

https://www.datev.de/dnlexom/client/app/index.html#/document/1002791?hitMarkTerms%5B%5D=dokumentenablage&hitMarkTerms%5B%5D=Dokumentenablage&hitMarkTerms%5B%5D=Dokumenteablage&hitMarkTerms%5B%5D=Dokumentablage&hitMarkTerms%5B%5D=Dokumentenorganisation&hitMarkTerms%5B%5D=revisionssicher&hitMarkTerms%5B%5D=revisionssicheren&hitMarkTerms%5B%5D=revisionssichere&hitMarkTerms%5B%5D=Revisionsichere&hitMarkTerms%5B%5D=Revisionsicher&hitMarkTerms%5B%5D=Revisionssicher&hitMarkTerms%5B%5D=Revisionssichere

  1. Jedes Dokument muss gemäß seiner gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen aufbewahrt werden.
  2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins oder im Archiv selbst verloren gehen.
  3. Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
  4. Alle ändernden Aktionen im elektronischen Archivsystem müssen nachvollziehbar protokolliert werden.
  5. Jedes Dokument muss eindeutig gefunden und reproduziert werden können.
  6. Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können.
  7. Jedes Dokument darf nur von berechtigten Benutzern eingesehen werden.
  8. Jedes Dokument darf erst nach seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
  9. Die Anforderungen dieser Grundsätze müssen über technische änderungen und Migrationen hinweg sichergestellt werden.
  10. Die Erfüllung dieser Merksätze muss Dritten dargestellt werden können.

(Quelle: VOI [VOI Verband Organisations- und Informationssysteme])

Die überprüfung der Einhaltung der Vorgaben und die Zertifizierung von elektronischen Archivsystemen, bzw. in kaufmännische Anwendungen oder Dokumentenmanagement integrierte Archivkomponenten, erfolgt in der Regel durch Wirtschaftsprüfer beim Anwender vor Ort. Seitens des IDW, Institut der deutschen Wirtschaftsprüfer, gibt es hierfür mit den FAIT eigene Vorgaben.

Die Einhaltung der Revisionssicherheit kann auf Grundlage einer Verfahrensdokumentation auch durch den TüV-IT zertifiziert werden. Basis hierfür sind die Prüfkriterien für Dokumentenmanagementlösungen (PK-DML) des VOI e.V.

Allgemein gültige Zertifizierungen für die Revisionssicherheit einzelner Hardware- oder Softwaresysteme wie z.B. optische Speicher gibt es nicht, da der individuelle Einsatz beim Anwender, die Ordnungsmäßigkeit des gesamten Verfahrens, die Qualität der Informationen und Prozesse sowie der sichere Betrieb Bestandteil der Revisionssicherheit sind.

Auf die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) beruft sich ein Finanzbeamter, wenn er bei Betriebsprüfungen auf die Computersysteme von Unternehmen zugreift.

Man unterscheidet 3 Arten des Datenzugriffs durch den Betriebsprüfer:

  • den unmittelbaren Lesezugriff (Z1),
  • den mittelbaren Zugriff über Auswertungen (Z2) und
  • die Datenüberlassung in verschiedenen Formaten (Z3).

Für die Datenüberlassung sind verschiedene Formate zugelassen. Mittlerweile gibt es auch eine Empfehlung des Bundesfinanzministeriums für einen entsprechenden Beschreibungsstandard. Die Daten lassen sich dann vom Betriebsprüfer in eine Prüfersoftware einlesen.

Ferner werden darin Verfahren der elektronischen Prüfung geregelt, so zum Beispiel dass der Steuerprüfer keine Software auf dem Rechner des Prüflings bzw. Steuerberaters installieren darf und Anforderungen an Unternehmenssoftware definiert, so dass die betriebswirtschaftlichen Daten vom Prüfer bzw. der speziellen Prüfungssoftware erfasst werden können.

Sie wurden durch das Steuersenkungsgesetz vom 23. Oktober 2000 durch eine änderung in der Abgabenordnung (AO) festgelegt und ergeben sich insbesondere aus § 147 Abs. 6 und § 146 Abs. 5 AO.

Die GDPdU sind in Bezug auf die Aufbewahrungspflichten in engem Zusammenhang mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zu sehen. In diesem Zusammenhang ist die zur digitalen Betriebsprüfung gehörende Verfahrensdokumentation zu berücksichtigen. Neben der Bereitstellung der Daten in einem maschinell auswertbaren Format sollte das Verfahren der Zusammenstellung und Bereithaltung der Daten in einer Verfahrensdokumentation dokumentiert sein.

Zu den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten gehört u.a. geschäftsrelevante E-Mail-Kommunikation. Amerikanische Archivierungslösungen sind hier wiederum aufgrund der für deutsche Unternehmen geltenden, komplexen Rechtssituationen in aller Regel nicht anwendbar.

§ 146 AO

(1) 1Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. 2Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden.

(2) 1Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind im Geltungsbereich dieses Gesetzes zu führen und aufzubewahren. 2Dies gilt nicht, soweit für Betriebstätten außerhalb des Geltungsbereichs dieses Gesetzes nach dortigem Recht eine Verpflichtung besteht, Bücher und Aufzeichnungen zu führen, und diese Verpflichtung erfüllt wird. 3In diesem Fall sowie bei Organgesellschaften außerhalb des Geltungsbereichs dieses Gesetzes müssen die Ergebnisse der dortigen Buchführung in die Buchführung des hiesigen Unternehmens übernommen werden, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. 4Dabei sind die erforderlichen Anpassungen an die steuerrechtlichen Vorschriften im Geltungsbereich dieses Gesetzes vorzunehmen und kenntlich zu machen

(3) 1Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind in einer lebenden Sprache vorzunehmen. 2Wird eine andere als die deutsche Sprache verwendet, so kann die Finanzbehörde übersetzungen verlangen. 3Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muss im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen.

(4) 1Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. 2Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.

(5) 1Die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen; bei Aufzeichnungen, die allein nach den Steuergesetzen vorzunehmen sind, bestimmt sich die Zulässigkeit des angewendeten Verfahrens nach dem Zweck, den die Aufzeichnungen für die Besteuerung erfüllen sollen. 2Bei der Führung der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können. 3Dies gilt auch für die Befugnisse der Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6. 4Absätze 1 bis 4 gelten sinngemäß.

(6) Die Ordnungsvorschriften gelten auch dann, wenn der Unternehmer Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, führt, ohne hierzu verpflichtet zu sein.

§ 147 AO:

(1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren:

1.
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2.
die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
3.
Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
4.
Buchungsbelege,
4a.
Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
5.
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

(2) Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Unterlagen nach Absatz 1 Nr. 4a können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten

1.
mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2.
während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

(3) 1Die in Absatz 1 Nr. 1, 4 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. 2Kürzere Aufbewahrungsfristen nach außersteuerlichen Gesetzen lassen die in Satz 1 bestimmte Frist unberührt. 3Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; § 169 Abs. 2 Satz 2 gilt nicht.

(4) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

(5) Wer aufzubewahrende Unterlagen in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegt, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.

(6) 1Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. 2Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. 3Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.

Fußnote § 147 Abs. 3: Zur Anwendung vgl. Art. 97 § 19a AOEG 1977

 371: Beweis durch Augenschein
(1) Der Beweis durch Augenschein wird durch Bezeichnung des Gegenstandes des Augenscheins und durch die Angabe der zu beweisenden Tatsachen angetreten. Ist ein elektronisches Dokument Gegenstand des Beweises, wird der Beweis durch Vorlegung oder übermittlung der Datei angetreten.

§ 371a: Beweiskraft elektronischer Dokumente
(1) Auf private elektronische Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, finden die Vorschriften über die Beweiskraft privater Urkunden entsprechende Anwendung. Der Anschein der Echtheit einer in elektronischer Form vorliegenden Erklärung, der sich auf Grund der Prüfung nach dem Signaturgesetz ergibt, kann nur durch Tatsachen erschüttert werden, die ernstliche Zweifel daran begründen, dass die Erklärung vom Signaturschlüssel-Inhaber abgegeben worden ist.

§ 144: Augenschein; Sachverständige
(1) Das Gericht kann die Einnahme des Augenscheins sowie die Begutachtung durch Sachverständige anordnen. Es kann zu diesem Zweck einer Partei oder einem Dritten die Vorlegung eines in ihrem oder seinem Besitz befindlichen Gegenstandes aufgeben und hierfür eine Frist setzen. Es kann auch die Duldung der Maßnahme nach Satz 1 aufgeben, sofern nicht eine Wohnung betroffen ist.

Sie wurden durch das Steuersenkungsgesetz vom 23. Oktober 2000 durch eine Änderung in der Abgabenordnung (AO) festgelegt und ergeben sich insbesondere aus § 147 Abs. 6 und § 146 Abs. 5 AO.

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https://vp.datev.de/connector/video/8091

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Änderung der Kassensysteme ab 01.01.2020
Gefahren bei den nächsten Kassen-Nachschauen, bzw. Betriebsprüfungen
Bußgelder wegen fehlerhafter Kassenführung vermeiden.

Beachte:
Im neuen AEAO zu § 146b – Kassen-Nachschau heißt es in Nr. 5 (auszugsweise):
………Auf Anforderung des Amtsträgers sind die Verfahrensdokumentation zum
eingesetzten Aufzeichnungssystem einschließlich der Informationen zur zertifizierten
technischen Sicherheitseinrichtung vorzulegen, d.h. es sind Bedienungsanleitungen,
Programmieranleitungen und Datenerfassungsprotokolle über durchgeführte Programmänderungen
vorzulegen………

Die Vorgaben für elektronische Kassensysteme werden ein weiteres Mal deutlich verschärft.

Neben den bisher schon bestehenden hohen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kasse (Einzeldatenspeicherung, Unveränderbarkeit der Daten, Verfahrensdokumentationen, Zählprotokoll, Aufzeichnungen der Entnahmen und Einlagen, usw.) wird in Deutschland durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen die massivste Änderung bei Nutzung von Kassensystemen ab dem 01.01.2020 eingeführt.

Im Folgenden werden die wichtigsten Neuerungen aus diesem Gesetz vorgestellt:

I. Einzelaufzeichnungsverpflichtung

Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung gilt für jeden, der eine gewerbliche, berufliche oder land- und forstwirtschaftliche Tätigkeit selbstständig ausübt und gilt unabhängig von der Gewinnermittlungsart. Die Ausführungen gelten nicht erst ab 2020, sind aber von Seiten der Finanzverwaltung nochmals verschärft worden.

Eine Einzelaufzeichnung liegt nur vor, wenn grundsätzlich jeder einzelne Geschäftsvorfall unmittelbar nach seinem Abschluss und in einem Umfang aufgezeichnet wurde, der einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit eine lückenlose Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts, seiner Entstehung und Abwicklung und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht.

Die Grundaufzeichnungen müssen jederzeit eindeutig in Einzelpositionen aufgegliedert werden können. Festzuhalten sind:

Name und Anschrift des Geschäftspartners,
der verkaufte, eindeutig bezeichnete Artikel, (= artikelgenaue Programmierung erforderlich),
der endgültige Einzelverkaufspreis,
der dazugehörige Umsatzsteuersatz und -betrag,
ggf. vereinbarte Preisminderungen,
die Zahlungsart, (bar, EC-Karte, Kreditkarte, Gutschein, etc.)
das Datum und der Zeitpunkt des Umsatzes sowie
die verkaufte Menge bzw. Anzahl.

So stellt sich die Frage, ob bei jedem Geschäftsvorfall der Name des Geschäftspartners mit aufgezeichnet werden muss. Gesetzliche Aufzeichnungsverpflichtungen, sowie branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten und Zumutbarkeits-gesichtspunkte sind zu berücksichtigen. Es wird z.B. von der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn die Mindestangaben zur Nachvollziehbarkeit des Geschäftsvorfalls einzeln aufgezeichnet werden, nicht jedoch die Kundendaten, wenn diese für den Geschäftsvorfall unwesentlich und nicht bekannt sind.

Von der Einzelaufzeichnungspflicht ausgenommen ist der Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung. Dies gilt insbesondere für den Einzelhandel und vergleichbare Berufsgruppen. Hier gilt die Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen nicht, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird. Wird jedoch ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, gilt zwingend die Einzelaufzeichnungspflicht.

Diese Ausnahme ist nach Aussage der Finanzverwaltung grundsätzlich auch auf Dienstleistungen übertragbar, wenn die Dienstleistungen ebenfalls an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung erbracht werden und kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird. Hierbei muss der Geschäftsbetrieb auf eine Vielzahl von Kundenkontakten ausgerichtet und der Kundenkontakt des Dienstleisters und seiner Angestellten im Wesentlichen auf die Bestellung und den kurzen Bezahlvorgang beschränkt sein, (z.B. Fahrgeschäfte auf einem Volksfest, Biergarten mit Selbstbedienung, Waschstraßen)

Einzelaufzeichnungen sind dagegen zu führen, wenn der Kundenkontakt in etwa der Dauer der Dienstleistung entspricht und der Kunde auf die Ausübung der Dienstleistung üblicherweise individuell Einfluss nehmen kann, (z.B. Frisöre, Ärzte, Tierärzte, Physiotherapeuten).

II. Anforderungen an Registrier- und PC-Kassen grundsätzlich ab 01.01.2020
Zum 01.01.2020 treten weitere verschärfende Auflagen für die elektronischen Kassensysteme in Kraft.

Hinweis: Das Bundesministerium für Finanzen hat mit Schreiben vom 06.11.2019 eine Nichtbeanstandungsregelung bei Verwendung von Registrier- und PC-Kassen-, App-Kassensystemen veröffentlicht. Demnach wird es nicht beanstandet, wenn die „elektronischen Kassensysteme“ längstens bis zum 30.09.2020 noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen.
Nichtbeanstandungsregelung bedeutet jedoch, dass Gesetz tritt dennoch zum 01.01.2020 in Kraft. Sofern Ihre Kassenhersteller die maßgeblichen Komponenten auf dem Markt anbieten, ist die Umsetzung im eigenen Unternehmen auch vor dem 30.09.2020 vorzunehmen!

Zu den neuen Anforderungen gehören insbesondere:

Pflicht zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung:

Die elektronischen Aufzeichnungssysteme und die digitalen Aufzeichnungen müssen ab 01.01.2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) bestehend aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle ausgestattet sein. Dazu gewährleistet das Sicherheitsmodul, dass alle Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können. Auf einem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Eine digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung für die Finanzverwaltung. Diese Schnittstelle muss spätestens bei Einsatz der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung vorhanden sein.

Bitte beachten Sie! Für Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden, die den Regelungen der Aufbewahrung digitaler Unterlagen entsprechen und nicht umgerüstet werden können, gilt eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022. Die Nachweise, dass diese Voraussetzungen vorliegen, sind für die eingesetzte Registrierkasse der Systemdokumentation beizufügen (z.B. durch eine Bestätigung des Kassenherstellers).
Diese Übergangsregelung gilt nicht für PC-Kassensysteme.

Bitte sprechen Sie hierzu Ihre Kassenaufsteller, bzw. Kassen- oder Softwareanbieter an, ob und ab wann Ihr Kassensystem aufrüstbar ist!

Belegausgabepflicht kommt ab 01.01.2020 (unabhängig von Übergangs- und Nichtbeanstandungsregelungen):

„Elektronische Kassensysteme“ müssen in der Lage sein, für jeden einzelnen Geschäftsvorfall einen Beleg auszustellen, entweder elektronisch oder in Papierform. Dazu wird die Pflicht zur Ausgabe von „Kassenbons“ an die Kunden in Deutschland eingeführt, d.h. es ist zwingend ein Beleg zu erstellen. Der Beleg muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall erteilt werden. Den Kunden trifft nicht die Pflicht, den Beleg mitzunehmen.

Folgende Inhalte müssen auf dem Ausgabebeleg enthalten sein:
Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
Das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangbeginns sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung
Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
Die Transaktionsnummer (erst bei Einsatz des TSE)
Das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz
Die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls (erst bei Einsatz des TSE)
Betrag je Zahlungsart
Signaturzähler (erst bei Einsatz des TSE)
Prüfwert (erst bei Einsatz des TSE)

Meldungspflicht an die Finanzverwaltung:

Unternehmer, die ihre Geschäftsvorfälle mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfassen, welches unter die neuen gesetzlichen Regelungen fällt, müssen Ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme bei der Finanzverwaltung registrieren! Hiervon gibt es folgende Ausnahmen: Registrierkassen, für die die Übergangsregelung gilt (vgl. oben), unterliegen im Übergangszeitraum keiner Mitteilungspflicht.
Dem zuständigen Finanzamt ist für jede Betriebsstätte folgendes mitzuteilen:

Name des Unternehmers,
Steuernummer des Unternehmers,
Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungs-systems.

Die Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten.

Aber: Diese Registrierungsmöglichkeit steht im Moment noch nicht zur Verfügung! Es wird momentan dazu eine elektronische Übermittlungsmöglichkeit auf Seiten der Finanzverwaltung programmiert. Über den Zeitpunkt des Einsatzes dieser elektronischen Übermittlungsmöglichkeit halten wir Sie auf dem laufenden.

Neue Sanktionsmöglichkeiten im Zusammenhang mit elektronischen Aufzeichnungs-systemen und Aufzeichnungspflichten

Verstöße gegen die Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Nutzung der technischen Sicherheitseinrichtung können als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von 
5.000 Euro bis zu 25.000 Euro geahndet werden.

Darunter fallen folgende Feststellungen:

wer nach Gesetz buchungs- oder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder Betriebsvorgänge nicht oder in tatsächlicher Hinsicht unrichtig aufzeichnet oder aufzeichnen lässt, verbucht oder verbuchen lässt,
wer ein vorgeschriebenes elektronisch zertifiziertes Aufzeichnungssystem nicht oder nicht richtig verwendet,
wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem nicht oder nicht richtig schützt,
geschäftsmäßige Bewerbung und In-Verkehr-Bringen von elektronischen Aufzeichnungssystemen, die den gesetzlichen Vorschriften nicht entsprechen
Steuergefährdungstatbestände liegen auch vor, wenn Belege ausgestellt werden, die in tatsächlicher Hinsicht unrichtig sind und wenn Belege gegen Entgelt in den Verkehr gebracht werden.

Bei Ausstellung falscher Belege, unrichtiger Aufzeichnung etc. kann das Bußgeld 
5.000 Euro betragen. Wer Betriebsvorgänge nicht oder nicht richtig aufzeichnet, ein nicht vorgeschriebenes Aufzeichnungssystem verwendet oder keine zugelassenen Systeme gewerbemäßig bewirbt (siehe vorstehende Gliederung), dem wird das Vergehen mit einem Bußgeld bis 25.000 Euro geahndet.

Das Bußgeld kann bei Fehlerwiederholung erneut verhängt werden!

Kassen-Nachschau

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wurde der Finanzverwaltung ein neues Kontrollinstrument geschaffen. Das Gesetz hat der Betriebsprüfung bereits ab dem 01.01.2018 die Möglichkeit einer sogenannten Kassen-Nachschau eröffnet. Hier können Finanzbeamte ohne vorherige Ankündigung zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung erscheinen.

Auf Anforderung des Prüfers sind:

Auskünfte über die Kassenführung zu erteilen,
die Verfahrensdokumentation zum eingesetzten Aufzeichnungssystem einschließlich der Informationen zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung vorzulegen,
Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen und Datenerfassungs-protokolle über durchgeführte Programmänderungen vorzulegen,
die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen (Kasseneinzeldaten) auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung zu stellen
Ab 01.01.2020 sind die digitalen Aufzeichnungen über die digitale Schnittstelle (vgl. oben) oder auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben der digitalen Schnittstelle zur Verfügung zu stellen. Die Schnittstelle braucht erst bei tatsächlichem Einsatz der TSE vorliegen. Jedoch ist ein Datenexport auch ohne Schnittstelle zu erbringen.

Der Prüfer kann u.a. zur Prüfung der ordnungsgemäßen Kassenaufzeichnungen einen sog. „Kassensturz“ verlangen, da die Kassensturzfähigkeit (Soll-Ist-Abgleich) ein wesentliches Element der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen jedweder Form darstellt.

Fazit:

Diese Änderungen veranlassen mich Ihnen einen Überblick über die Vorgehensweise der Betriebsprüfung zu geben, um existenzielle Nachteile für Sie in der Zukunft zu vermeiden.

Die Kassenprüfung ist bei Betriebsprüfungen immer ein Prüfungsschwerpunkt im Bereich der Einnahmeverprobung und hat das Ziel, die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu belegen oder zu widerlegen (§ 158 AO). Können die o.g. Unterlagen nicht, bzw. nur unvollständig vorgelegt werden, so hat die Finanzverwaltung aufgrund aktueller Rechtsprechung der Gerichte eine Schätzungsbefugnis.

Seit dem 01.01.2020 ist es für jedes Unternehmen, das ein Kassensystem einsetzt, also existenziell wichtig, den Änderungsbedarf im Detail zu überprüfen und sich mit Herstellern von Kassensystemen zur Integration einer technischen Sicherheitseinrichtung in Verbindung zu setzen. Die Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30.09.2020 bringt allen Beteiligten noch ein wenig Luft.

Quelle: IFU Institut-Recht-Steuern-Wirtschaft

Viele Unternehmen wissen nicht, wie sie an eine Verfahrensdokumentation herangehen müssen. Eine Vielzahl an Informationen müssen zusammen gestellt und aufbereitet werden. Des weiteren muss die Dokumentation laufend versioniert, das heißt, immer auf de aktuellen Stand sein. Wir erstellen für Sie die aufwändige Dokumentation und digitalisieren Ihre Prozesse.

Rene Reich