Eine Verfahrensdokumentation ist pflicht!

Wer nachts ruhig schlafen möchte, sichert sich ab

Stellen Sie sich vor, Ihre Buchhaltung wird im Rahmen einer Betriebsprüfung verworfen.
Plötzlich stehen Steuernachzahlungen in Höhe von 3 Mio Euro im Raum.
Ein wichtiges Detail fehlt, das bereits seit 2014 in den Grundsätzen der ordentlichen Buchführung (GoBD) verankert ist und zunehmend von den Steuerbehörden geprüft wird: Ihre Verfahrensdokumentation.

Stellen Sie sich vor, Ihre Buchhaltung wird im Rahmen einer Betriebsprüfung verworfen. 

Plötzlich stehen Steuernachzahlungen in Höhe von 5o.ooo Euro im Raum. 

Ein wichtiges Detail fehlt, das bereits seit 2014 in den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD)* verankert ist und zunehmend von den Steuerbehörden geprüft wird: Ihre Verfahrensdokumentation (VfD)*.

Ziel der Verfahrensdokumentation ist es, Ihren Belegfluss gegenüber den Finanzbehörden transparent zu machen: WO passiert WAS mit WELCHEN Daten und Belegen, und welche Daten stehen am Ende zur Verfügung. 

Sind Sie schon einmal über Ihre Pflicht einer Dokumentation über Ihre Buchhaltungsprozesse angesprochen worden? Wir informieren Sie nicht nur über diese Pflicht, sondern nehmen Ihnen das zeitaufwendige Prozedere ab. 

Wir bieten unseren Mandaten neben steuerlichem Rat auch digitale Prozesse an, die Ihnen ermöglichen, zukunftsfähig zu sein und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu haben.
800 Mandanten vertrauen Steuerberater reich=weber und seinen über 35 Mitarbeitern an 2 Standorten.

Vereinbaren Sie einen Beratungstermin für einen digitalen Workflow samt Verfahrensdokumentation nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD)*.

* wichtige Hinweise zur Verfahrensdokumentation finden Sie hier

Diese Seite ist ein Service der Steuerberater reich=weber PartGmbB. Sie erreichen uns auch hier

Jeder Unternehmer und jeder Freiberufler braucht eine Verfahrensdokumentation. Der Umfang hängt dabei vom einzelnen Unternehmen ab. Betriebsprüfungen beziehen sich immer auf vergangene Zeiträume. Deshalb muss die Verfahrensdokumentation immer versioniert werden.

Jan Weber
Wir sind BAFA-Berater

Stellen Sie sich vor, Ihre Buchhaltung wird im Rahmen einer Betriebsprüfung verworfen.
Plötzlich stehen Steuernachzahlungen in Höhe von 3 Mio Euro im Raum.
Ein wichtiges Detail fehlt, das bereits seit 2014 in den Grundsätzen der ordentlichen Buchführung (GoBD) verankert ist und zunehmend von den Steuerbehörden geprüft wird: Ihre Verfahrensdokumentation.

Die Verfahrens-dokumentation ist förderfähig

Für die Prüfbarkeit der Buchführung ist aus Sicht der Finanzverwaltung eine Verfahrensdokumentation die Grundvoraussetzung. Nutzen Sie die Chance und organisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe in der Buchhaltung gleich richtig.

Der Abbildungsprozess Ihrer Buchhaltung ist nicht nur ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung – er ist deshalb auch förderfähig durch die BAFA. Wir können Ihnen beim Antrag auf diese Förderung behilflich sein. Nur BAFA zertifizierte Steuerberatungsunternehmen dürfen Sie im geförderten Prozess unterstützen – und wir sind zertifiziert.  Wir führen Sie also durch die Verfahrensdokumentation und helfen Ihnen beim Antrag auf Förderung. Die Verfahrensdokumentation muss vier Bereiche abbilden, die wir hier zusammengestellt haben. 

Eine allgemeine Beschreibung der (elektronischen) Buchführung sowie der vorgelagerten Systeme, am besten in einem Ablaufdiagramm, indem der Belegfluss mit allen beteiligten Systemen aufgezeichnet wird. Der Prozess muss progressiv und retrograd prüfbar sowie revisionssicher, vollständig, lückenlos, jederzeit griffbereit, laufend aktualisiert,  historisch nachvollziehbar, fristgemäß aufbewahrt und versioniert sein. Das bedeutet: Jede Abweichung muss später nachgehalten und dokumentiert werden.

Je Prozessschritt müssen Details zur verwendeten Hardware und Software sowie Datenformate (pdf, excel), Datenzugriffsmöglichkeiten, Stick, Dokumentenmangementsysteme aufgeführt werden. In Ableitung der HGB-Vorschriften gelten folgende Kriterien für die Revisionssicherheit: Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit des Gesamtverfahrens, Schutz vor Veränderung und Verfälschung, Sicherung vor Verlust, Nutzung nur durch Berechtigte, Einhaltung der Aufbewahrungsfristen, Dokumentation des Verfahrens, Nachvollziehbarkeit, Prüfbarkeit.

 

Betriebsdokumentation, bestehend aus einer Gebrauchsanleitung für alle bestehenden und am Belegfluss beteiligten Systeme.

Arbeitsanweisungen für alle beteiligten Personen und Verantwortlichkeiten. Beschreibung des internen Kontrollstysteme.

Die Vorgaben für elektronische Kassensysteme werden ein weiteres Mal deutlich verschärft.

Neben den bisher schon bestehenden hohen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kasse (Einzeldatenspeicherung, Unveränderbarkeit der Daten, Verfahrensdokumentationen, Zählprotokoll, Aufzeichnungen der Entnahmen und Einlagen, usw.) wird in Deutschland durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen die massivste Änderung bei Nutzung von Kassensystemen ab dem 01.01.2020 eingeführt. Die Nichteinahltung kann zu deutliche Sanktionen führen, unter anderem zu Bußgeldern zwischen 5.000€ und 25.000€.

Wir sind zertifizierte BAFA-Berater und können Sie beim Antrag auf eine geldwerte Förderung unterstützen.

Die VfD muss für die Betriebsprüfer schnell nachvollziehbar sein – von der Informationsentstehung bis zur Bereitstellung fürs Finanzamt. Wir haben Ihnen die wichtigsten Facts in einem Diagramm dargestellt.

Rene Reich
VERFAHRENSDOKUMENTATION UND UNTERNEHMEN-ONLINE DER DATEV

Sehen Sie der nächsten Betriebsprüfung gelassen entgegen

Stellen Sie sich vor, Ihre Buchhaltung wird im Rahmen einer Betriebsprüfung verworfen.
Plötzlich stehen Steuernachzahlungen in Höhe von 3 Mio Euro im Raum.
Ein wichtiges Detail fehlt, das bereits seit 2014 in den Grundsätzen der ordentlichen Buchführung (GoBD) verankert ist und zunehmend von den Steuerbehörden geprüft wird: Ihre Verfahrensdokumentation.

Die detaillierte Dokumentation wirft Fragen auf, die zukünftige Prozesse in der Buchhaltung verbessern können: was passiert wann, mit welchen Daten, durch wen in welchem System. Die Verfahrensdokumentation bietet die Möglichkeit, eigene Abläufe genauer zu beleuchten und festzustellen, wie gut, effizient und sinnvoll diese sind. Wir eröffnen Ihnen den zukunftsfähigen digitalen Daten- und Belegaustausch durch die Anwendung “DATEV Unternehmen-Online”. Durchgängige digitale Prozesse erleichtern deutlich Ihren Arbeits-Alltag.

 

Lassen Sie sich Ihre Verfahrensdokumentation von uns für Ihr Unternehmen anlegen und Ihre Prozesse revisionssicher und papierlos digitalisieren.

Wir übernehmen die aufwendige Recherchearbeit für die Verfahrensdokumentation und die Einrichtung des Unternehmen-online-Services der DATEV.  Somit müssen Sie uns lediglich die relevanten Information liefern und können sich dann zurücklehen.

 

Ihre Verfahrensdokumentation wird jährlich aktualisiert und bleibt immer auf dem neuesten Stand. Sie müssen sich um die rechtlichen Vorgaben nicht kümmern. Der digitale Unternehmen-online- Prozess garantiert Ihnen einen sicheren Belegfluss.

Profitieren Sie von der einfachen Suche und dem besonders schnellen Bearbeiten der Belege. Investieren Sie die gewonnene Zeit in Ihr Business.

Mit der Digitalisierung sind Ihre Dokumente rechts- und revisionssicher geschützt. Mit dem Online-Archiv haben Sie jederzeit Zugriff – egal wo Sie gerade sind.

Mit Unternehmen-Online und der Verfahrensdokumentation können Sie auf Ihr platzintensives Papier-Archiv verzichten.

* wichtige Hinweise und Videos zu Unternehmen-Online finden Sie auch hier

Jeder Unternehmer und jeder Freiberufler braucht eine Verfahrensdokumentation. Die Komplexität und der Umfang hängen dabei vom einzelnen Unternehmen ab. Betriebsprüfungen beziehen sich immer auf vergangene Zeiträume. Deshalb muss die Verfahrensdokumentation immer auf dem neuesten Stand sein und versioniert werden.

Jan Weber

Ihre Worfklow wie bisher

Im Falle einer Außenprüfung muss das gesamte Belegwesen körperlich neu bereit gestellt werden
Chronologisches Vorsortieren der Belege
Risiken und Chancen sind nicht sofort erkennbar
Vorlegen der Papierauszüge
Gefahr der ungeschützten nicht revisionssicheren Archivierung
Keine regelmäßigen Datenanalysen
Kein zentrales Ablagesystem
Aufwendige Suche von Dokumenten
Händische Überweisungen

SCANNER BOX

Transparenz durch digitalen Workflow
Vorsortieren der Belege entfällt
Pendelordner für ersetzendes Scannen in der Kanzlei
Belege sind im Handumdrehen zurück
Auswertung permanent und vor Monatsende
Entwicklungen und Trends sind schnell erkennbar
digitaler Kontoauszug
Alle Daten sind geschützt, archiviert und revisionssicher für eine Prüfung

UNTERNEHMEN ONLINE

Transparenz durch digitalen Workflow
Vorsortieren der Belege entfällt
Belege werden digital von Ihnen zu uns in die Kanzlei übertragen (auch per Smartphone möglich)
Papierloser Workflow
Auswertung permanent und vor Monatsende
Regelmäßige Datenanalysen unterstützen die Verlässlichkeit der Daten und die Sicherstellung der Wirtschaftlichkeit sowie die Optimierung von Geschäftsabläufen
digitaler Kontoauszug
Alle Daten sind geschützt, archiviert und revisionssicher für eine Prüfung
zentrale Ablage - Zugriff von PC, Tablet und anderen Devices
Hochleistungssuche
Überweisungen direkt in Unternehmen-Online
automatisiertes Mahn- und Auftragswesen